依頼メールは、ビジネスメールの中でも特に気を遣う場面です。書き方を間違えると、失礼に感じられたり、要件が正しく伝わらなかったりすることがあります。一方で、ポイントを押さえれば、相手に負担をかけず、スムーズに対応してもらえるメールになります。この記事では、依頼メールの正しい書き方、基本構成、例文、注意点をわかりやすく解説します。
依頼メールとは
依頼メールとは、相手に何らかの対応・作業・判断をお願いするためのメールです。
一文でまとめると、相手の時間や立場に配慮しながら、協力をお願いするビジネス文書を指します。
依頼メールの基本構成
依頼メールは、次の流れで書くのが基本です。
- あいさつ・名乗り
- 依頼の背景や理由
- 具体的な依頼内容
- 期限や条件
- 結びの言葉
この順番を守ることで、相手が内容を理解しやすくなります。
依頼メールの書き方ポイント
あいさつと名乗り
冒頭では、簡潔なあいさつと自分の立場を伝えます。
社外の場合は「お世話になっております」を使うのが一般的です。
依頼の背景・理由
いきなりお願いをするのではなく、なぜ依頼するのかを簡単に説明します。
背景を書くことで、相手が納得しやすくなります。
具体的な依頼内容
依頼内容は、曖昧にせず具体的に書きます。
「何を」「どこまで」「どのように」してほしいのかを明確にしましょう。
期限や条件
期限がある場合は、必ず明記します。
ただし、命令的にならないよう、クッション言葉を添えるのがポイントです。
結びの言葉
最後は感謝や配慮を示す表現で締めくくります。
依頼しっぱなしにならないことが大切です。
依頼メールの例文（社外向け）
お世話になっております。
株式会社〇〇の△△でございます。
このたびは、〇〇の件につきましてご相談があり、ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、下記内容についてご対応をお願いできませんでしょうか。
【依頼内容】
〇〇に関する資料のご共有
【期限】
〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
依頼メールの例文（社内向け）
お疲れさまです。
〇〇の件でお願いがあり、ご連絡しました。
恐れ入りますが、〇〇の確認をお願いできますでしょうか。
可能であれば、本日中にご対応いただけると助かります。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。
依頼メールでよくあるNG例
依頼メールでは、次のような書き方は避けた方が無難です。
- 依頼内容が曖昧で、何をすればよいか分からない
- 期限だけを一方的に押し付ける
- クッション言葉がなく、命令のように聞こえる
例：
「至急対応してください。」
→ 相手に強い負担を与える可能性があります。
依頼メールで使える表現
- 恐れ入りますが
- お手数ですが
- 差し支えなければ
- 可能でしたら
- ご都合がよろしければ
これらを使うことで、依頼の印象が柔らかくなります。
依頼メールを書くときの注意点
- 相手の立場や忙しさを意識する
- 1通で内容が完結するように書く
- 長くなりすぎないよう簡潔にまとめる
丁寧さと分かりやすさのバランスが重要です。
依頼メールについてよくある質問
Q1. 依頼メールで「お願いします」だけでも大丈夫ですか？
A. 社内なら問題ない場合もありますが、社外では理由や背景を添える方が丁寧です。
Q2. 期限が厳しい場合はどう書けばいいですか？
A. 「恐れ入りますが」「可能でしたら」などを添えて、配慮を示しましょう。
Q3. 件名には何を書けばいいですか？
A. 「〇〇のご依頼」「〇〇についてのお願い」など、依頼内容が一目で分かる件名が適切です。
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