「報告」と「共有」は、どちらも情報を伝える行為ですが、目的・相手・責任の重さに明確な違いがあります。ビジネスシーンでは、この違いを理解していないと、「伝えたつもり」「聞いていない」といった行き違いが起こりやすくなります。本記事では、報告と共有の意味の違い、正しい使い方、誤用例までをわかりやすく解説します。
報告と共有の意味
報告の意味
報告とは、業務の経過や結果を、責任をもって相手に伝えることを意味します。
一文での定義：結果や状況を整理し、判断材料として伝えること。
上司や責任者に向けて行われることが多く、説明責任を伴います。
共有の意味
共有とは、情報を関係者全体に行き渡らせることを意味します。
一文での定義：必要な情報を、関係者みんなが知っている状態にすること。
判断を求めるというより、認識をそろえることが目的です。
報告と共有の使い方
使い分けのポイントは、責任をもって伝えるか／認識をそろえるかです。
- 報告
- 結果・進捗・トラブル
- 上司・責任者向け
- 判断や指示につながる
- 共有
- 予定・方針・参考情報
- 関係者全体向け
- 情報の認識合わせ
「判断してもらう」なら報告、「知ってもらう」なら共有と考えると分かりやすくなります。
報告と共有の例文
報告の例文
- 「本日の作業結果を報告します。」
- 「トラブルの経緯についてご報告いたします。」
- 「進捗状況を上司に報告しました。」
共有の例文
- 「会議資料を共有します。」
- 「スケジュール変更を関係者に共有しました。」
- 「参考情報として共有します。」
報告と共有の誤用・間違いやすい使い方
よくある誤りは、結果説明なのに「共有」を使うことです。
- ×「業務が完了したので共有します」
→ 責任ある結果報告 - ○「業務が完了したので報告します」
逆に、単なる情報提供に「報告」を使うと、重く聞こえることがあります。
- ×「会議資料を報告します」
- ○「会議資料を共有します」
誤用されやすい理由は、どちらも「伝える」行為に見えるためです。
報告と共有の類語・似た言葉との違い
- 連絡：事実や予定を知らせる
- 通知：一方向で知らせる
- 説明：内容を詳しく伝える
「報告」は責任を伴う説明、「共有」は情報の行き渡りに重点があります。
報告と共有はビジネスでどう使い分ける？
ビジネスでの使い分け
- 報告
- 業務結果
- 進捗・完了
- トラブル・問題発生時
- 共有
- スケジュール
- 方針・ルール
- 参考資料・ナレッジ
注意点
メールやチャットでは、
- 報告：宛先を限定（上司・責任者）
- 共有：CCやグループで送信
と使い分けると、情報整理がしやすくなります。
報告と共有についてよくある質問
Q1. 「報告共有します」は正しい表現ですか？
A. 目的が曖昧になるため、どちらかに分けたほうが分かりやすいです。
Q2. 上司にも「共有」を使っていいですか？
A. 情報提供のみなら問題ありませんが、結果説明なら「報告」が適切です。
Q3. 迷ったときの簡単な見分け方は？
A.
- 判断・責任が伴う → 報告
- 認識をそろえる → 共有
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